Saci întregi: 21.000 de carnete de muncă sunt încă nerevendicate la Iași. Pensionarii caută disperați adeverințe de la foștii mari angajatori

A venit tocmai din Italia pentru o singură hârtie.

O ieșeancă ajunsă la vârsta pensionării avea nevoie de un document care să dovedească perioada în care, în tinerețe, lucrase la o fabrică de confecții din Pașcani. Întreprinderea fusese închisă cu mulți ani în urmă, iar arhiva acesteia ajunsese la o firmă specializată, cu sediul în Tomești. Femeia a aflat cu greu cine preluase documentele fostei fabrici și s-a prezentat la sediul operatorului arhivistic. Nu a primit adeverința. Reprezentanții firmei i-au transmis că o vor suna pentru a-i cere informații suplimentare despre perioada lucrată. Vizita a avut loc în urmă cu aproximativ un an, însă telefonul promis nu a mai venit, iar documentul de care femeia are nevoie pentru dosarul de pensie nu i-a fost eliberat nici până în prezent.

Cazul arată cât de complicat poate deveni traseul unui fost salariat atunci când întreprinderea la care a lucrat nu mai există, și-a schimbat denumirea sau și-a predat arhiva unei firme private. În spatele fiecărei adeverințe se află state de plată, dosare de personal și registre vechi de zeci de ani, răspândite între angajatori, succesori, lichidatori, inspectorate de muncă și operatori arhivistici.

21.178 de carnete de muncă se află încă în evidența ITM Iași

Inspectoratul Teritorial de Muncă Iași avea în evidență, la 1 august 2026, nu mai puțin de 21.178 de carnete de muncă. „Carnetele de muncă care nu au putut fi predate angajatorilor sau titularilor acestora se află în păstrarea Inspectoratului”, precizează reprezentanții ITM Iași.

Numărul documentelor eliberate anual este însă redus în raport cu volumul rămas în arhivă. În 2024, instituția a predat titularilor numai 427 de carnete de muncă, iar în 2025 au fost eliberate doar 323. De altfel, în primul semestru din 2026, numai 152 de persoane și-au recuperat carnetele.

În paralel, ITM Iași a eliberat 1.112 adeverințe de vechime în 2024, alte 853 în 2025 și 367 în primele șase luni din 2026.
Problema nu este nouă. În raportul de activitate al ITM Iași pentru anul 2016, instituția consemna 25.260 de carnete de muncă „neridicate de titulari” și peste doi kilometri liniari de arhivă cu documente privind relațiile de muncă din sectorul privat, pentru perioada 1990-2010.

Raportate la cifra actuală, datele arată că, în aproape zece ani, numărul carnetelor rămase în evidență s-a redus cu numai 4.082.

Carnetul de muncă a fost documentul oficial prin care s-a dovedit vechimea realizată până la 31 decembrie 2010. După abrogarea Decretului nr. 96/1976, începând cu 1 ianuarie 2011, ITM Iași a completat și certificat carnetele cu informațiile existente până la sfârșitul anului 2010, conform Ordinului nr. 1.083/2011, după care acestea trebuiau predate angajatorilor sau titularilor.

În evidența ITM Iași au intrat însă numai carnetele salariaților din sectorul privat care lucrau la angajatori cu sediul social în județul Iași și care aveau obligația înregistrării la inspectorat potrivit Decretului-Lege nr. 54/1990, Legii nr. 83/1995 și Legii nr. 130/1999. Instituția subliniază că nu deține documentele necesare pentru perioadele lucrate în unități de stat, instituții bugetare sau autorități publice, indiferent de perioadă.

Carnetele pot fi ridicate de titulari sau de persoanele împuternicite prin procură specială. Înainte de a se deplasa la sediu, cei interesați pot cere verificarea existenței documentului la numărul 0232 257 100, interioarele 132 sau 142.

Dacă existența carnetului este confirmată, titularul trebuie să se prezinte cu actul de identitate la sediul ITM Iași din Șoseaua Moara de Foc nr. 31. Un împuternicit trebuie să aibă atât actul de identitate, cât și procura specială acordată de titular. Programul indicat de instituție pentru relațiile cu publicul este de luni până joi, între orele 8.30 și 14.30, iar vinerea între 8.30 și 12.30.

Situația se complică atunci când carnetul a fost pierdut, nu cuprinde toate perioadele lucrate sau salariatului nu i-a fost întocmit un asemenea document. În aceste cazuri este necesară o adeverință de vechime.

Prima solicitare trebuie adresată fostului angajator. Pentru societățile cu capital de stat sau mixt care nu mai există, cererea se trimite unității care a preluat arhiva. În cazul angajatorilor privați cu sediul în județul Iași, înregistrați la ITM după 1990, adeverința poate fi cerută inspectoratului, dacă instituția deține documentele necesare.

Pentru eliberarea unei asemenea adeverințe, solicitantul trebuie să depună o cerere semnată, în care să precizeze firma și perioada lucrată, o copie a actului de identitate, dovada achitării taxei și, după caz, copia carnetului de muncă. Dacă documentul a fost pierdut, este necesară și dovada publicării pierderii în Monitorul Oficial.

Tariful perceput de ITM Iași este de 20 de lei pentru fiecare document. Plata poate fi făcută la casieria instituției sau în contul de Trezorerie RO72TREZ4065032XXX014388, cod fiscal 12529200, cu menționarea numelui persoanei pentru care se solicită informațiile. Documentele pot fi depuse la sediu, transmise la adresa itmiasi@itmiasi.ro sau trimise prin poștă. Formularele și informațiile privind firmele ale căror arhive au fost preluate de operatori specializați sunt publicate în secțiunea „Carnete de muncă” a site-ului ITM Iași.

Ce se întâmplă când fostul angajator nu mai există

Pentru activitatea desfășurată după 1 ianuarie 2011, obligația eliberării documentului care atestă durata activității, salariul și vechimea în muncă și în specialitate îi revine angajatorului. Adeverința trebuie să cuprindă datele salariatului și ale angajatorului, numărul și data contractului individual de muncă, tipul contractului, funcția, salariul de bază, sporurile, modificările raportului de muncă, data și temeiul încetării, precum și perioadele de absențe nemotivate sau concedii fără plată.

Potrivit materialului oficial al Inspecției Muncii privind adeverințele de vechime, un angajator activ trebuie să elibereze documentul în cel mult 15 zile de la solicitare.

Dacă societatea se află în insolvență, faliment sau lichidare, obligația îi revine administratorului ori lichidatorului judiciar, care are la dispoziție cel mult 60 de zile calendaristice. Același termen de 60 de zile se aplică succesorilor în drepturi ai angajatorilor desființați, iar cererea poate fi transmisă atât pe hârtie, cât și în format electronic.

Când societatea a fost radiată și activitatea sa nu a fost continuată de un alt angajator, adeverința trebuie eliberată de operatorul economic autorizat care a preluat arhiva. Pentru a afla unde au ajuns documentele, fostul salariat se poate adresa Serviciului Județean Iași al Arhivelor Naționale. Datele despre succesorii legali ai unei societăți pot fi cerute și de la Oficiul Național al Registrului Comerțului.

Arhivele Naționale publică un registru al prestatorilor autorizați de servicii arhivistice, care poate fi verificat înainte de formularea unei cereri. Notificările privind preluarea arhivelor trebuie să cuprindă inclusiv denumirile anterioare sub care a funcționat angajatorul, un detaliu important în cazul marilor întreprinderi care au trecut prin reorganizări, privatizări sau schimbări succesive de nume.

Serviciile operatorilor arhivistici sunt contra cost, iar limitele maxime ale tarifelor sunt stabilite anual de Arhivele Naționale. Adeverințele sunt eliberate în format fizic și pot fi predate personal, reprezentantului legal sau expediate prin curier ori poștă, cu confirmare de primire. Costul transportului este suportat de solicitant.

În cazul femeii venite din Italia, trecerea unui an fără eliberarea documentului ridică problema respectării obligațiilor operatorului care deține arhiva fostei fabrici. ITM Iași explică faptul că refuzul sau neîndeplinirea obligației de către un angajator ori succesorul său este constatat și sancționat de Inspecția Muncii. Atunci când responsabil este un operator autorizat de servicii arhivistice, verificarea și sancționarea intră în competența Arhivelor Naționale și a serviciilor județene ale instituției.

Dacă arhiva fostului angajator nu mai poate fi găsită sau a fost distrusă, vechimea realizată până la 31 decembrie 2010 poate fi reconstituită de instanța competentă să soluționeze conflictele de muncă. Persoana interesată trebuie să prezinte înscrisuri sau alte probe din care să rezulte că raporturile de muncă au existat.

Adeverințele care pot schimba valoarea pensiei

Documentele căutate de foștii salariați nu privesc numai anii lucrați. Pentru stabilirea sau recalcularea pensiei pot fi necesare adeverințe privind sporurile, grupa de muncă și veniturile totale lunare, brute sau nete.

Potrivit Legii nr. 360/2023 privind sistemul public de pensii, aceste informații trebuie certificate după modelele prevăzute de lege, pe baza statelor de plată. Documentele pot fi eliberate de angajatori, deținătorii legali ai arhivelor sau operatorii economici autorizați, care răspund pentru legalitatea, exactitatea și corectitudinea datelor înscrise.

Casa Națională de Pensii Publice pune la dispoziție modelele de adeverințe pentru venituri, sporuri și grupe de muncă. Instituția precizează că veniturile nepermanente sunt valorificate numai dacă sunt dovedite prin adeverințe întocmite conform modelului legal. Pentru angajatorii care nu mai sunt activi, documentele trebuie cerute deținătorilor arhivelor. Adeverințele pot fi depuse și după 1 septembrie 2024, fără un termen-limită, iar eventualele drepturi suplimentare se acordă începând cu prima zi a lunii următoare depunerii, potrivit precizărilor publicate de CNPP.

REGES-ONLINE ajută, dar nu înlocuiește toate actele vechi

Salariații și foștii salariați își pot consulta istoricul profesional și pot descărca un extras oficial din REGES-ONLINE, semnat electronic de Inspecția Muncii. Platforma poate fi accesată de pe calculator sau prin aplicația „Salariat”, disponibilă pe telefon.

Autentificarea se poate face prin identitatea digitală ROeID, prin eIDAS pentru persoanele care dețin o identitate electronică europeană sau cu adresă de e-mail și parolă, după validarea contului. Identitatea poate fi confirmată cu semnătură digitală calificată sau la ghișeul inspectoratului, conform ghidului oficial REGES-ONLINE. Persoanele fără mijloace tehnice pot obține informații și prin Info Kioskul de la sediul ITM, de la angajator sau direct de la inspectoratul teritorial.

Platforma nu rezolvă însă toate situațiile vechi. Inspecția Muncii avertizează că, pentru perioada 2006-2011, pot fi consultate numai datele care au fost efectiv transmise în sistemul electronic. Pentru anii anteriori lui 2006 sau pentru informațiile care au rămas exclusiv pe hârtie, fostul salariat trebuie să se adreseze angajatorului, deținătorului arhivei ori inspectoratului de muncă.

Limitarea este explicată în secțiunea de întrebări frecvente a REGES-ONLINE.
Pentru oamenii care au lucrat în marile fabrici ale Iașului și Pașcaniului, multe dintre ele dispărute după 1990, drumul până la o adeverință poate trece astfel prin mai multe instituții și firme private. Cazul femeii venite din Italia arată că identificarea arhivei este numai primul pas. Chiar și după ce documentele au fost găsite, obținerea unei singure adeverințe poate însemna luni de așteptare, drumuri și solicitări rămase fără răspuns, în timp ce dosarul de pensie nu poate fi completat.

Anton Farcaș